Tips menulis surat lamaran pekerjaan via email
Menulis surat lamaran pekerjaan mungkin bukan hal yang sulit lagi bagi yang pernah. Tapi
menulis surat lamaran pekerjaan melalui e-mail, mungkin belum banyak yang tahu bahwa ada
kiat atau tips yang perlu diperhatikan.
Makin banyak perusahaan yang membolehkan para calon karyawan untuk mengirimkan
lamaran lewat email. Hal ini tentunya menguntungkan baik bagi perusahaan maupun pelamar.
Bagi perusahaan, ini akan mengurangi jumlah surat lamaran dalam bentuk kertas yang harus
mereka terima dan arsipkan. Selain itu, lebih mudah bagi perusahaan untuk mem-forward
surat lamaran berbentuk email ke para usernya.
Bagi calon karyawan, ini akan menolong mereka untuk mengirimkan lamaran secara cepat.
Jika Anda mengirimkan lamaran ke banyak perusahaan, dengan mudah Anda dapat mengkopi
email lamaran Anda sebelumnya dan menyesuaikannya.
Tentu saja semua tips umum menulis surat lamaran tetap perlu diikuti.
1. Judul Email
Judul email Anda haruslah menolong penerimanya untuk segera mengetahui maksud dari
email Anda. Karena itu tuliskan judul yang jelas tetapi singkat. Sebagai contoh, Anda dapat
menuliskannya sebagai berikut “Lamaran untuk Posisi Manajer Pemasaran”.
Catatan: Baca dengan baik iklan lowongan kerja tersebut. Sering kali mereka meminta Anda
menuliskan kode tertentu di judul atau subject email Anda. Terutama jika pada saat yang
bersamaan mereka mempunyai beberapa lowongan pekerjaan.
2. Dimana Surat Lamaran Ditulis?
Sering kali kita bingung apakah perlu menuliskannya di badan email atau di file tersendiri.
Menurut teman saya yang bekerja di bidang recruiting sebuah perusahaan multinational, Anda
dapat menuliskan surat lamaran (cover letter) Anda di badan email. Artinya, perusahaan tetap
akan menerima surat lamaran Anda dengan baik. Pengalaman saya, tidak pernah ada
perusahaan yang menolak lamaran yang suratnya dituliskan di badan email.
3. Bagaimana dengan Resume?
Jangan menulis resume Anda di badan email. Tuliskan dalam file tersendiri dan jadikan
sebagai lampiran email Anda.
4. Word, PDF, atau Text?
Biasanya perusahaan akan menuliskan pada iklan lowongan kerja jenis file yang bisa Anda
kirim. Walaupun umumnya meminta file MS Word, terkadang mereka mengijinkan Anda untuk
mengirimkan file berformat pdf. Jika tidak disebutkan, kirimkan resume Anda dalam file MS
Word (.doc).
File text (ekstension .txt) lebih baik tidak digunakan karena pada saat dikirim dengan email,
file tersebut terkadang muncul di badan email. Ini terutama jika Anda menggunakan email
gratis di Web, seperti Yahoo!, Gmail, atau Hotmail.
5. Ukuran Email
Usahakan ukuran email Anda tidak melebihi 300 kb. Ukuran email ini terutama dipengaruhi
oleh ukuran file yang di-attach. Karena itu periksa besar file yang Anda lampirkan. Jika Anda
diminta menyertakan foto, jangan masukkan file foto yang terlalu besar. Perkecil ukuranya
dengan menggunakan berbagai jenis program photo editor.
6. Email Signature
Email signature adalah text yang dituliskan secara otomatis oleh provider email Anda.
Signature ini bisa Anda program sendiri, atau bagian dari iklan untuk penyedia jasa email
tersebut. Adanya signature ini mengurangi kesan profesional pada lamaran Anda.
Email web gratis seperti Yahoo! dan Hotmail menambahkan signature ini secara otomatis pada
semua email yang mereka kirim. Sedangkan Gmail tidak.
7. Test Kirim
Untuk surat lamaran yang dikirim lewat email, selain melakukan proof read, anda juga perlu
melakukan test pengiriman. Lakukan ini dengan mengirimkan email lamaran anda, lengkap
dengan attachment-nya ke email lain. Tentunya jangan kirimkan email percobaan tersebut ke
email perusahaan yang Anda tuju. Kirim ke alamat email lain yang anda punya, jika anda
hanya mempunyai satu alamat email, Anda bisa membuat alamat email baru di Yahoo!, Gmail,
atau Hotmail.
Apa pentingnya langkah ini? Sering kali format email yang anda kirim berubah setelah sampai
di alamat email lain, sehingga membuat anda terkesan tidak bisa mengetik dengan baik.
